Hinweisgebersystem
Zentrale interne Meldestelle
Rechtmäßiges und verantwortungsvolles Handeln ist für die Unternehmen der IB Regehr & Völker Gruppe von großer Bedeutung.
Um mögliche Rechtsverstöße frühzeitig erkennen und angemessen darauf reagieren zu können, hat die IB Regehr & Völker Holding GmbH eine zentrale interne Meldestelle eingerichtet.
Die interne Meldestelle steht insbesondere den Beschäftigten der teilnehmenden Unternehmen der IB Regehr & Völker Gruppe zur vertraulichen Meldung von Hinweisen auf mögliche Rechtsverstöße im beruflichen Zusammenhang zur Verfügung.
Wie kann ein Hinweis abgegeben werden?
Hinweise können vertraulich per E-Mail an die zentrale interne Meldestelle übermittelt werden:
Auf dieses E-Mail-Postfach haben ausschließlich die mit der Entgegennahme und Bearbeitung von Meldungen betrauten Personen Zugriff.
Auf Wunsch der hinweisgebenden Person kann innerhalb einer angemessenen Zeit auch ein persönliches Gespräch mit dem Beauftragten der internen Meldestelle vereinbart werden.
Welche Sachverhalte können gemeldet werden?
Über die interne Meldestelle können Informationen über tatsächliche oder mögliche Verstöße gemeldet werden, die im Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit stehen und in den Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fallen.
Die hinweisgebende Person muss dabei nicht selbst beurteilen, ob ein bestimmter Sachverhalt rechtlich in den Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fällt. Diese Prüfung erfolgt durch die interne Meldestelle.
Für eine möglichst effektive Prüfung sollte der Sachverhalt so konkret wie möglich beschrieben werden. Soweit vorhanden, können der Meldung auch relevante Unterlagen beigefügt werden.
Vertraulichkeit und Schutz hinweisgebender Personen
Alle eingehenden Meldungen werden vertraulich behandelt.
Die Identität der hinweisgebenden Person sowie der in einer Meldung genannten oder von der Meldung betroffenen Personen wird entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen geschützt.
Zugriff auf eingehende Meldungen erhalten ausschließlich die für die Entgegennahme und Bearbeitung zuständigen sowie gegebenenfalls die hierbei unterstützenden und entsprechend zur Vertraulichkeit verpflichteten Personen.
Hinweisgebende Personen, die die Voraussetzungen des Hinweisgeberschutzgesetzes erfüllen, sind vor Repressalien und Benachteiligungen aufgrund einer Meldung geschützt.
Anonyme Meldungen
Auch anonym eingehende Meldungen werden bearbeitet.
Bitte beachten Sie jedoch, dass wir bei einer vollständig anonymen Meldung ohne Kontaktmöglichkeit keine Eingangsbestätigung übermitteln, keine Rückfragen stellen und keine Rückmeldung zum weiteren Verfahren geben können.
Eine technisch vollständig anonyme Kommunikation über die angegebene E-Mail-Adresse kann nicht gewährleistet werden.
Was passiert nach einer Meldung?
Nach Eingang einer Meldung wird diese durch die interne Meldestelle vertraulich geprüft.
Sofern eine Kontaktmöglichkeit vorhanden ist, bestätigt die interne Meldestelle den Eingang der Meldung spätestens innerhalb von sieben Tagen.
Anschließend wird insbesondere geprüft,
ob der gemeldete Sachverhalt in den Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fällt,
ob die Meldung stichhaltig ist,
ob weitere Informationen benötigt werden und
welche angemessenen Folgemaßnahmen erforderlich sind.
Soweit erforderlich, nimmt die interne Meldestelle Kontakt mit der hinweisgebenden Person auf und bittet um ergänzende Informationen.
Die hinweisgebende Person erhält grundsätzlich innerhalb von drei Monaten nach der Eingangsbestätigung eine Rückmeldung über geplante oder bereits ergriffene Folgemaßnahmen und die Gründe hierfür, soweit dadurch interne Nachforschungen oder Ermittlungen sowie die Rechte betroffener Personen nicht beeinträchtigt werden.